公文撰寫說明

公　文　撰　寫
 
一、類別：
　（一）、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時
　　　　　　　用之。
　（二）、呈：對總統有所呈請或報告時用之。
　（三）、咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。
　（四）、函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。
　（五）、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。
　（六）、其他公文（如書函、聘書、簽稿、會議文書、電話紀錄等）
 
二、公文之撰寫與簽辦
　（一）、發函
　　　１文字宜簡淺明確，以免誤解混淆或模棱兩可。
　　　２公文之結構分為主旨、說明、辦法三段式，惟應依所敘明事項之繁簡靈
　　　　活運用，不必拘泥。若可於主旨一氣完成者，亦無須硬性分割為二或三
　　　　段式。
　　　　Ａ主旨：全文精要，以述明行文之目的與期望，應力求具體扼要。
　　　　Ｂ說明：當行文需較詳細之述明而無法容納於主旨時，可用說明。
　　　　Ｃ辦法：若需述明具體要求或處理方式而無法容納於主旨時，可用辦法
　　　　　　　　列舉之。其名稱可因公文內容改用建議、請求、擬辦等。
　　　３如有附件，應於說明段中列明。
　　　４現行之電子公文程式分為兩段，以主旨、說明兩段式撰寫。
　（二）簽稿
　　　１當處理公務時，依事件之相關案情以書面向直屬長官報告或研擬處理方
　　　　案，俾便上級瞭解並於裁示時有所依據者，是為簽。通常簽可視為撰稿
　　　　前之草稿、協商、建議。
　　　２機關團體對外發文前所擬之草稿，依據分層授權、相關法令、案例等以
　　　　公文程式條例撰寫，之後據其核判程序發出者，是為稿。
　　　３簽稿之擬辦方式
　　　　Ａ先簽後稿：此係較正式之擬辦意見，即先上簽，待上級有所刪訂核示
　　　　　　　　　　後，再據以撰稿上陳。通常以重大事件為主，如法令之制
　　　　　　　　　　定、修正及廢止、政策之重大興革、牽涉較廣需多方會商
　　　　　　　　　　者、重要人事案等。
　　　　Ｂ簽稿並陳：簽文意見與撰稿同時呈閱，以便長官瞭解案情據此判行。
　　　　　　　　　　通常用於文稿內容須另加說明者或處理方式須加斟酌者。
　　　　Ｃ以稿代簽：不另行簽文，直接撰稿呈核，多用於案情簡單或一般例行
　　　　　　　　　　業務者。